O eSocial é um projeto que surgiu com o Decreto 8.373, de 11 de dezembro de 2014. Parte integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), o programa tem como premissa a unificação do processo de prestação de contas das empresas junto aos órgãos responsáveis, simplificando para eles o trabalho com questões fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Em síntese, a ideia por trás da criação do projeto é padronizar os processos de transmissão, validação e armazenamento das informações, além de criar um cadastro único no qual esses dados são distribuídos.

O eSocial funcionará como um sistema online, que será ferramenta obrigatória para todo tipo de organização, seja comércio, indústria ou prestadora de serviços. Com ele, as informações serão devidamente registradas.

Neste post vamos explicar mais sobre o eSocial para empresas e de que forma você pode se preparar adequadamente para lidar com essa nova exigência, além de conhecer os prazos para aderir ao programa. Confira!

As mudanças do eSocial

Historicamente, as relações envolvendo empresas e órgãos oficiais no nosso país são marcadas pela burocracia, o que abre brechas para problemas no cumprimento das obrigações, entre eles a sonegação.

Nesse sentido, o eSocial é uma ferramenta que dá ao governo condições para fazer um controle rigoroso do processo que envolve a prestação de contas das empresas e para combater as irregularidades mais comuns.

Uma vez implementado, o sistema fará com que as informações sejam enviadas assim que os eventos acontecerem, para que os órgãos responsáveis verifiquem se a execução das regras está sendo feita de maneira adequada.

O próprio programa não permitirá a prestação de informações errôneas, sejam elas equivocadas ou incompletas, por conta do cruzamento de dados que fará com que qualquer incompatibilidade entre eles seja identificada de maneira eficiente.

Em função desse novo cenário, será preciso, por parte das empresas, investir uma mudança de postura em relação à maneira de lidar com suas obrigações legais. Sendo assim, confira, a seguir, os principais pontos em que a sua empresa precisa se concentrar para evitar problemas futuros com o eSocial:

Em relação à folha de pagamento

Com o eSocial, a folha de pagamento comumente usada pelas empresas passa a dar lugar ao que podemos chamar de folha de pagamento digital. Com ela, os cálculos que antes eram feitos manualmente podem ser executados pelo sistema operacional, sendo esse um dos principais pontos positivos do eSocial para as organizações.

Assim como na folha tradicional, na nova folha de pagamento devem constar os diferentes registros financeiros dos colaboradores. Entre eles, o valor do salário, a bonificação e o valor de benefícios como vale-transporte, alimentação, INSS, entre outros.

Em relação às contratações e desligamentos

Será necessário observar os prazos para prestação de informações a respeito de admissões e demissões no sistema do eSocial. Em relação às admissões, caberá à empresa habilitar a recepção de um novo colaborador no programa até 30 dias antes da data em que pretende fechar a contratação.

Caso a admissão aconteça, a companhia deverá fazer o cadastro do funcionário no sistema até o final do dia imediatamente anterior à contratação. Caso a contratação não se concretize, será preciso cancelar o processo no sistema.

Quanto às demissões, elas também precisarão ser informadas no eSocial. O prazo é de até 10 dias após a rescisão contratual, caso o aviso prévio tenha sido indenizado. Em casos de aviso prévio gozado pelo profissional, a empresa deverá cadastrar a informação no sistema até um dia depois da ocorrência do desligamento do colaborador.

Em relação às alterações salariais

Também será obrigatório prestar informações a respeito de alterações no salário dos colaboradores. O prazo é de até um dia depois de acontecerem. Além disso, será necessário determinar a data em que a modificação foi feita.

Essa medida deve ser feita sempre antes do envio dos próximos dados sobre a remuneração do colaborador. Isso impede que o sistema aponte erro no cadastramento das informações referentes à folha de pagamento.

Em relação à jornada de trabalho

As empresas precisarão também enviar as informações essenciais de cada colaborador, tais como o valor de seu salário, sua função exercida dentro da companhia, entre outras. Havendo qualquer modificação em relação a elas, será necessário atualizar essas informações no sistema no momento em que as mudanças ocorrerem.

Questões como alterações de horário de trabalho, por exemplo, precisam ser informadas ainda que o trabalhador não esteja sujeito à marcação de ponto.